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Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos – Resumo

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos

Protocolo:

Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.

O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.

Pode ser: Centralizado e Descentralizado

Centralização

Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.

Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

  • treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;
  • maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos;
  • nítida delimitação de responsabilidades;
  • constituição de conjuntos arquivísticos mais completos;
  • redução dos custos operacionais;

Descentralização

A Descentralização funciona sob a ideia de que cada departamento tenha seus arquivos e possa tomar suas decisões mais rapidamente sem precisar requisitar determinados documentos em um setor especializado.

Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema, deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.

Vantagens:

  • agilizar o controle
  • agilizar acesso a documentos
  • otimizar as tomadas de decisões

A melhoria da gestão de documentos contribui naturalmente para a melhoria dos processos de trabalho, afinal seus produtores e usuários. –  Perspectivas e desafios dos profissionais da UNICAMP.

Vamos analisar agora as atividades do protocolo:

Recebimento:

Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:

  • oficial, que trata de matéria de interesse institucional.
  • particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.

Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

Registro :

Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome  do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.

Autuação:

Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

Classificação:

Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria  de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa  é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse  instrumento.

Distribuição:

Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

Tramitação

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Expedição de documentos:

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento.  Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

  • Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
  • Separar as cópias, expedindo o original;
  • Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

Exercício(s):

4 CEITEC 2012 – FUNRIO – ENSINO MÉDIO

As atividades dos arquivos correntes podem ser distribuídas em cinco setores distintos. o recebimento e a classificação, o registro e a movimentação fazem parte do setor de

A – Expedição.

B – Arquivamento.

C – Empréstimo e consulta.

D – Destinação.

E – Protocolo.

 

Resposta: E

Veja: 

Vídeo(s):

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos

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